Gérer plusieurs logements : à partir de quand le tableur ne suffit plus

Ce qu'un tableur fait très bien

Commençons par l'honnêteté : une feuille de calcul est un excellent outil de gestion locative pour ce qu'elle sait faire.

• Compter. Loyers encaissés, charges payées, résultat par bien : rien ne bat un tableur pour cela.
• Tenir un historique. Douze lignes par an et par logement, c'est lisible, exportable, et cela ne dépend de personne.
• S'adapter. Une colonne de plus, une formule, et le tableau épouse exactement votre façon de travailler.
• Ne rien coûter.

Un ou deux logements, un locataire stable, un bail qu'on connaît par cœur : le tableur suffit, et prétendre le contraire serait vendre quelque chose plutôt que répondre à une question.

Ce qu'il ne fera jamais

Le tableur a une limite unique, et elle n'est pas de puissance de calcul : il ne vous prévient pas. Il attend qu'on l'ouvre.

Or l'essentiel des ennuis de la gestion locative ne sont pas des erreurs de calcul, ce sont des dates manquées :

• la révision annuelle du loyer, qui ne se rattrape pas rétroactivement ;
• le diagnostic périmé découvert le jour où il faut signer un bail ;
• le congé du locataire dont le préavis courait déjà depuis trois semaines ;
• la régularisation des charges repoussée d'une année sur l'autre ;
• le loyer manquant repéré au troisième mois, en faisant ses comptes ;
• l'assurance habitation du locataire dont l'attestation annuelle n'est jamais arrivée.

Aucune de ces situations n'est difficile à traiter quand on la voit venir. Toutes coûtent cher quand on les découvre après coup — et c'est toujours après coup qu'on les découvre dans un tableur, puisqu'il faut y penser pour aller les chercher.

Le seuil n'est pas un nombre de logements, c'est un nombre d'échéances. Un propriétaire avec deux studios et deux baux calmes vit très bien au tableur. Le même avec quatre lots, deux colocations et un logement meublé suit une quarantaine de dates par an, et il en oubliera.

Le second effet : les documents

Vient ensuite ce que le tableur ne produit pas. Une gestion locative, ce n'est pas seulement des montants : c'est une suite de documents à émettre, à signer et à conserver.

Quittances mensuelles, avis d'échéance, courrier de révision, décompte de charges, états des lieux, avenants, congés, attestations. Fabriqués à la main, chacun prend dix à vingt minutes et se range là où on pense à le ranger. Multipliés par quatre logements et douze mois, ce sont plusieurs journées par an — et une pile de documents dont on ne retrouve jamais celui qu'on cherche.

Le troisième effet, plus discret, est la place où vivent les pièces. Le bail est dans un classeur, les diagnostics dans une boîte mail, les factures de travaux chez l'artisan, les quittances dans un dossier du disque dur. Tant que tout va bien, cela n'a aucune importance. Le jour d'un litige sur le dépôt de garantie ou d'un contrôle, c'est tout le travail.

Quand la question se pose vraiment

Quelques signes concrets, qui valent mieux qu'un seuil théorique :

1. Vous avez manqué une révision de loyer au moins une fois.
2. Vous ne savez pas dire de tête quand expire le DPE de chacun de vos logements.
3. Vous reportez la régularisation des charges depuis plus d'un an.
4. Vous avez mis plus d'une heure à rassembler douze quittances pour un locataire.
5. Vous découvrez les impayés en faisant vos comptes, pas au moment où ils surviennent.

Trois réponses positives, et le tableur n'est plus l'outil : il est devenu le travail.

Ce qu'il faut regarder avant de s'équiper

Un logiciel de gestion locative n'est utile que s'il couvre la totalité du cycle. Sinon il s'ajoute au tableur au lieu de le remplacer — et l'on se retrouve à tenir deux systèmes.

• Les échéances, d'abord : révisions, diagnostics, fins de bail, assurances, régularisations. C'est la fonction pour laquelle on change d'outil.
• Les documents, générés et conservés : quittances, avis d'échéance, décomptes, états des lieux.
• Le portail du locataire, qui supprime l'aller-retour par courriel pour chaque pièce.
• La sortie des données. Pouvoir tout exporter, à tout moment, dans un format lisible. Un outil dont on ne peut pas sortir est un risque, pas un service.
• Le prix, et ce qu'il recouvre. Une offre à options payantes se paie deux fois : au moment de l'abonnement, et à chaque fois qu'on découvre que la fonction utile est dans la formule au-dessus.

Une remarque enfin sur un point qu'on oublie de vérifier : où sont hébergées les données, et ce qu'en dit la politique de confidentialité. Vous y mettrez les noms, adresses et pièces d'identité de vos locataires — des données qui ne sont pas les vôtres, et dont vous êtes responsable.

Ce qu'il faut en retenir

La bonne question n'est pas « combien de logements faut-il pour passer à un logiciel ? » mais « qu'est-ce que je risque d'oublier ce mois-ci ? ».

Tant que la réponse est « rien, je le sais de tête », le tableur est parfait. Le jour où il faut vérifier, le tableur a déjà cessé d'être un outil pour devenir une liste de choses à ne pas oublier — et c'est précisément ce qu'un logiciel remplace.